Tools

In einer Sitzung der CAI^® World können verschiedene Hilfsmittel/Tools frei angewendet werden, um Inhalte zu erarbeiten und zu strukturieren. Dabei können alle Tools von den Teilnehmenden gleichzeitig oder zeitversetzt genutzt werden. Aktionen, wie z.B. das Verschieben von Elementen, sind ohne zeitlichen Verzug bei den anderen Teilnehmenden sichtbar. 

Die Tools sind inhaltlich in Formate eingebettet und erhalten so ihre Bedeutung in Prozess und Anwendungsfeld. Deshalb sind die Tools auch jeweils in ihren zugehörigen Formaten erläutert. Nachfolgend werden einige zentrale Tools geschildert, die in mehreren Formaten Anwendung finden, um einen Eindruck der Plattform zu vermitteln.

Whiteboard

Das Whiteboard kann vielfältig für die Erarbeitung, Strukturierung und Visualisierung von Themen, Gedanken und Inhalten eingesetzt werden. Die Einsatzbereiche sind somit vergleichbar mit realen Flipcharts, Moderationstafeln und Whiteboards. Im direkten Vergleich bieten sich unter anderem diese Vorteile:

• Ortsnabhängigkeit (online)
• automatisches Festhalten der Ergebnisse, jederzeit Kopien von Zwischenergebnissen speicherbar
• Große Auswahl bereits vorbereiteter Zeichenelemente und Symbole (Kreativität, Visual Facilitation)
• Dynamische Arbeitsweise durch stets gewährleistete einfache Änderbarkeit aller Elemente

Präsentation

Das Tool ermöglicht die Verwaltung und Anzeige von Dokumenten. Auf diesem Weg können eigene Materialien und Unterlagen gemeinsam in der Sitzung betrachtet werden.

Dokumente sind in diesem Zusammenhang z.B. PDF-Dateien, Bilder oder Office-Dokumente. Diese Dokumente können aus bereits auf dem Server gespeicherten Dateien ausgewählt werden, oder neu zur Dokumentenbibliothek hinzugefügt werden.

Aufgabenliste

In der Aufgabenliste können Maßnahmen, Aktionen und To-Dos verwaltet werden. Die einzelnen Aufgaben bieten im Vergleich zum Whiteboard erweiterte Möglichkeiten, um Informationen strukturiert aufzunehmen. Über einen Editior können auch längere Ergebnisse formatiert festgehalten werden. Die Zuordnung u.a. von BearbeiterIn und Priorität ermöglicht zudem eine Filterung der Liste. Um keine Termine mehr zu verpassen, kann das Fälligkeitsdatum zudem dazu benutzt werden, dass die bearbeitende Person benachrichtigt wird, falls die Aufgabe zum Termin noch nicht erledigt wurde.

Die Aufgabenliste nimmt im Vergleich zu den anderen Tools eine Sonderstellung ein: Die hier aufgenommenen Einträge stehen der Gruppe auch in anderen Sitzungen zur Verfügung. Dadurch ist die Aufgabenliste ein ideales Bindeglied zwischen einzelnen Sitzungen. In Folgesitzungen können die offenen Punkte einen idealen Einstieg für eine Weiterbearbeitung ermöglichen.

Desktop-Sharing

Sie können mit Desktop-Sharing den Inhalt Ihres eigenen Bildschirms an die anderen Sitzungsteilnehmenden übertragen ("Screen Sharing"). Falls Sie nicht den gesamten Bildschirm teilen möchten, können Sie auch nur ein einzelnes Fenster auswählen. Die anderen Personen in der Sitzung können damit den gewählten Bereich (Bildschirm oder Fenster) direkt sehen.

Über diese Möglichkeit können weitere Anwendungen in die Sitzung integriert werden. Dies ermöglicht z.B. Schulungen mit externen Programmen, bei denen die Sitzungsteilnehmenden etwa einen Arbeitsablauf kennenlernen sollen. Ebenso kann das Desktop-Sharing dazu verwendet werden, dass eine Person in einem externen Fenster gemeinsam erarbeitete Gedanken festhält und alle Sitzungsteilnehmenden etwa per Sprachübertragung weiteren Input geben können.

Die Übertragung von Bildschirminhalten basiert auf der Technologie WebRTC und benötigt keine separate Installation. Es werden ähnliche Systemvoraussetzungen wie für die Übertragung von Kamerabild und Mikrofon gestellt. Zusätzliche Anforderungen ergeben sich für den Browser der freigebende Person: hier muss Google Chrome oder Mozilla Firefox zum Einsatz kommen, da bei Apple Safari nur die Anzeige unterstützt wird, nicht die Freigabe.