Die Sitzung ist der zentrale Ort der Interaktion zwischen Ihnen, Ihren Mitarbeitern und anderen Personen. In der Sitzung kommunizieren Sie und arbeiten visuell über integrierte Tools zusammen. Ihre Tools stehen Ihnen dort jederzeit zur Verfügung.

Übersicht Online-Sitzung in der CAI® World mit Whiteboard

CAI® Leader Small bietet zwei verschieden Sitzungsvarianten an, Ad-hoc-Sitzungen und Gruppensitzungen, die sich durch ihre Zutrittsmöglichkeit unterscheiden. Je nach Anwendungsfall und Art der Teilnehmenden sind verschiedene Arten von Sitzungen vorteilhaft.

Ad-hoc-Sitzungen:

Ad-hoc-Sitzungen können über einen Sitzungslink betreten werden. Jede Person, die diesen Link hat, kann an der zugehörigen Ad-hoc-Sitzung teilnehmen. Ein eigenes Konto benötigen die Teilnehmenden nicht. Diese Sitzungsart eignet sich sehr gut, wenn es sich um einen kurzfristigen Termin handelt, oder wenn die Teilnehmenden kein eigenes Konto erstellen möchten.

Gruppensitzungen:

Gruppensitzungen sind zutrittsbeschränkte Sitzungen. Wer an der Sitzung teilnehmen darf, wird durch die Zugehörigkeit zu einer von Ihnen erstellten Gruppe definiert. So können Personen, die keine Gruppenmitglieder sind, nicht in diese Sitzungen gelangen. Diese Form der Sitzung eignet sich insbesondere für Sitzungen mit vertraulichen Inhalten. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Sitzungen zeitversetzt (asynchron) betreten und in diesen gearbeitet werden kann. Alle Inhalte bleiben erhalten, so dass jederzeit weitergearbeitet werden kann.

Die Sitzungen bei CAI® Leader Small unterstützen verschiedene Arten der Kommunikation:

• Chat für textbasierte Kommunikation,
• Audio für sprachbasierte Kommunikation,
• Video für visuellen Kontakt und
• Desktop-Sharing um Bildschirminhalte miteinander zu teilen.

Kombinierte Audio- und Videokommunikation in der Kachelansicht

Die Teilnehmenden der Sitzungen können selbst und situationsabhängig bestimmen, welche Art der Kommunikation die passende ist und verwendet wird. Die simultane Nutzung der verschiedenen Kommunikationsformen ist jederzeit möglich und der Standardfall.

Die Teilnehmendenzahl bezieht sich auf die Anzahl der Personen, die zeitgleich an einer Sitzung teilnehmen können. Sie hat keine Auswirkungen darauf, mit wie vielen Kontakten Sie insgesamt arbeiten können. Bei CAI Leader Small können bis zu 16 Personen gleichzeitig an einer Sitzung teilnehmen.

Unter einem Format verstehen wir einen durchdachten, in eine Online-Sitzung integrierten Prozess für verschiedene Anwendungsfälle. Dieser Prozess besteht aus verschiedenen Phasen zur Strukturierung der Vorgehensweise. Jeder Phase sind passende Tools und Frage-Sets zugeordnet, die Sie nutzen können um mit Ihren Klient*Innen produktiv und kreativ zu arbeiten.

Ein Tool ist ein separater Arbeitsbereich in Ihren Online-Sitzungen, in dem Sie gemeinsam Sachverhalte visualisieren können. Es gibt sowohl sehr allgemein anwendbare Tools wie z.B. ein Whiteboard und auch sehr spezielle Tools für ganz bestimmte Situationen wie z.B. das Systembild oder das Konfliktlöse-Dreieck. In jeder Sitzung können Sie unbegrenzt viele Tools verwenden. Die zur Verfügung stehenden Tools werden durch das in der Sitzung verwendete Format bestimmt.

Da Online-Meetings mit verschiedenen Anwendungsfällen durchgeführt werden, verfügt CAI® Leader Medium über unterschiedliche Formate und integriert so für diverse Anlässe fundierte Prozesse, Tools und Frage-Sets.

CAI® Leader Small verfügt über alle Tools aus CAI® Room. Dabei enthalten sind folgende Tools:

• Whiteboard
• Präsentation
• Desktop-Sharing
• Medienwiedergabe
• Aufgabenliste

Beispiel: Tool Whiteboard aus der Online-Sitzung

Zusätzlich steht bei CAI® Leader Small noch dieses weitere Format mit zahlreichen Tools und Fragen-Sets zur Verfügung:

• CAI® Mitarbeitendengespräch

Der gewählte Prozess ist in der Sitzung rechts sichtbar und kann als Leitfaden genutzt werden. Der Prozess kann auch ausgeblendet werden, falls Sie ihn nicht benötigen und natürlich kann das Format auch im laufenden Meeting gewechselt werden, falls sich die Thematik in eine andere Richtung bewegt als ursprünglich angenommen.

CAI® Leader Small ermöglicht durch seine Gruppensitzungen sowohl synchrone, wie auch asynchrone Zusammenarbeit.

Der generelle Vorteil von Online-Meetings ist, dass man sich räumlich nicht am selben Ort befinden muss, um gemeinsam zu arbeiten. Dies spart viel Zeit und reduziert nebenbei Reisekosten und schont somit auch die Umwelt. Neben der räumlichen Entkoppelung, die jede Videokonferenz-Anwendung bietet, ermöglicht der CAI® Leader Small zusätzlich die zeitliche Entkopplung.

Mit dem CAI® Leader Small haben Sie die Möglichkeit Sitzungen im Vorfeld z.B. mit Tools, Fragen, Aufgaben und Impulsen anzulegen. Andere Teilnehmende können die Inhalte dann an einem Zeitpunkt ihrer Wahl bearbeiten und Fragen, Anmerkungen und Anregungen hinterlassen. Es ist also nicht nötig, dass alle Teilnehmenden immer simultan an einer Sitzung teilnehmen um gemeinsam etwas zu erarbeiten. Gerade bei den heute zunehmend engen Terminplänen und der Zusammenarbeit in verschiedenen Zeitzonen bringt dies zusätzliche Flexibilität.

Übersicht synchrones und asynchrones Arbeiten

Bereits bevor Sie Ihre erste Sitzung mit dem CAI® Leader Small starten, werden Sie bei der Verwaltung von Kontakten, Gruppen und Sitzungen unterstützt.

Direkt aus der Oberfläche der CAI® World können Sie Kontaktanfragen per E-Mail versenden. Diese enthalten einen einzigartigen Link, mit dem die Empfangenden eigene Konten erstellen können. Diese Personen sind dann in Ihrer Kontaktübersicht aufgelistet und Sie können verschiedene Kontakte zu Gruppen zusammenfassen, für die Sie wiederum Sitzungen erstellen können.

Der große Vorteil hierbei ist, dass Sie so festlegen können, welche Kontakte Zugriff auf welche Sitzungen und Dokumente bekommen sollen. Zutritt zu einer Sitzung haben nämlich nur Personen, die Teil der Gruppe einer Sitzung sind. Gleiches gilt für entsprechend abgelegter Dokumente. Auf diese Weise wird der Zugriff von unbefugten Personen auf vertrauliche Inhalte unterbunden.

Zudem haben Sie bei CAI® Leader Small in verschiedenen Übersichten alle Ihre Kontakte, Gruppen und Sitzungen im Blick und behalten durch integrierte Such- und Filteraktionen die Übersicht.

Schematische Darstellung Kontakt-, Gruppen- und Sitzungsverwaltung

CAI® Leader Small unterstützt Sie auch in diesem Punkt und gibt Ihnen entsprechende Funktionalitäten für die effiziente Sitzungssteuerung an die Hand. Sie können beispielsweise

• Festlegen, ob neue Tools zum Arbeitsbereich hinzugefügt werden können,
• Berechtigungen zum Bearbeiten von Inhalten entziehen oder erteilen,
• Definieren, ob einzelne Tools bearbeitet werden können,
• Festlegen, ob Teilnehmende Kamera und Mikrofon aktivieren können,
• Bestimmen, ob Teilnehmende den Prozess auf der rechten Seite sehen können,
• Festlegen, ob Teilnehmende die Sitzung verlassen können,
• u.v.m.

Überblick Sitzungssteuerungsmöglichkeiten

CAI® Leader Small verfügt über ein gemeinsam nutzbares Dokumentenmanagement. So können Dokumente und andere Dateien sicher und organisationsübergreifend abgelegt, geteilt und heruntergeladen werden.

Durch das über die Gruppenzugehörigkeit gesteuerte Berechtigungskonzept behalten Sie stets die Kontrolle darüber, wer welche Dateien nutzen kann. Gerade bei vertraulichen Dokumenten ist die Möglichkeit Zugriffsrechte zu verwalten, enorm wichtig.

Überblick Dokumentenbibliothek

Die in der Dokumentenbibliothek abgelegten Dokumente sind auch in Ihren Sitzungen verfügbar und können mit den speziell dafür entwickelten Tools „Präsentation“ und „Medienwiedergabe“ unkompliziert gemeinsam genutzt werden.

Das Erstellen und Nutzen von Breakout-Rooms ist mit CAI® Leader Small unkompliziert möglich. Auch in bereits laufenden Sitzungen können Sie mit wenigen Klicks mehrere Breakout-Rooms erstellen und die Teilnehmenden in Kleingruppen in die verschiedenen Räume schicken.

Steuerungsmöglichkeiten Breakout-Rooms

Sie behalten dabei immer alles im Blick und haben die volle Kontrolle. Sie können u.a.

• Jederzeit sehen, wer sich in welchem Breakout-Room befindet,
• Teilnehmende verschiedenen Breakout-Rooms manuell oder automatisch zuordnen,
• Jederzeit alle Breakout-Rooms starten und beenden,
• Jeden Breakout-Room jederzeit betreten und
• Tools und deren Inhalte zwischen Breakout-Room und Plenumssitzung kopieren.

CAI® Leader Small unterstützt Sie dabei, den Überblick über abgehaltene Sitzungen zu behalten. Hierfür gibt es einen speziellen Bereich mit dem Namen „Meine Zeitenübersicht“. In dieser Übersicht sind alle Sitzungen minutengenau tabellarisch aufgelistet. Über zusätzliche Filtermöglichkeiten können Sie einzelne Gruppen und Zeiträume schnell überblicken.

Beispiel gefilterte Ansicht in der Zeitenübersicht

Datenschutz und Sicherheit sind wesentliche Grundlagen jeder Online-Plattform. Schützenswerte Daten dürfen nicht in die falschen Hände gelangen. Den Schutz personenbezogener und anderer schützenswerter Daten nehmen wir daher sehr ernst. Unsere Plattform

• ist DSGVO-konform,
• nutzt aktuelle Technologien (z.B. SSL, TLS, WebRTC) zum Schutz sensibler Daten,
• speichert Daten nur verschlüsselt,
• verfügt über ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept und
• betreibt alle ihre Server nur in gesicherten Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz.

Zusätzlich können Sie bei mit CAI® Leader Small die Sicherheit noch selbstständig erhöhen, indem sie einzelnen Sitzungen individuelle Passphrasen hinzufügen, die den Zugriff unberechtigter Personen noch weiter erschweren.

Wenn einmal etwas nicht so funktioniert wie gedacht, oder wenn Sie Unterstützung benötigen sind bei CAI® Leader Small umfangreiche Supportleistungen enthalten. Ihnen stehen folgende Support-Möglichkeiten zu Verfügung:

• Interaktives Hilfe-Center
• E-Mail-Support