# Wann nutze ich was?
Für den Start benötigen Sie weder Kontakte noch Gruppen. Wenn Sie spontan oder einmalig mit jemandem zusammenarbeiten möchten, reicht eine einfache Ad-hoc-Sitzung völlig aus.
Erweitern Sie Ihre Struktur erst dann um Kontakte oder Gruppen, wenn Ihre Zusammenarbeit spezifische Anforderungen an zeitversetzten Zugriff oder eine zentrale Rechteverwaltung stellt.
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# Auf einen Blick: Entscheidungshilfe
| Anwendungsfall | Empfohlenes Modell | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Spontaner Austausch / Erstgespräch | Ad-hoc-Sitzung | Einfacher Einladungslink (Gäste treten über Warteraum bei) |
| Zeitversetzte Vor- & Nachbereitung | Kontakte | Einladungslink mit persönlichem Kontaktkonto |
| Feste Teams & wiederkehrende Projekte | Gruppen | Zuordnung von Kontakten/Lizenznehmenden zu einer Gruppe |
# 1. Ad-hoc-Sitzungen: Unkompliziert starten
Für die ersten Schritte und spontane Meetings ist die Ad-hoc-Sitzung der schnellste Weg:
- bolt Keine Vorbereitung nötig: Sie müssen vorab weder Kontakte anlegen noch Gruppen strukturieren.
- link Barrierefreier Zugang: Sie senden Ihrem Gegenüber einfach einen Sitzungslink. Gäste betreten den Raum nach Ihrer Freigabe über den Warteraum.
- event_available Ideal für: Erstgespräche, einmalige Beratungen oder kurze Abstimmungen.
Wichtig für den Einstieg
Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer benötigen für eine Ad-hoc-Sitzung kein eigenes Benutzerkonto und müssen in keinen Listen erfasst werden.
# 2. Kontakte: Für zeitversetztes & eigenständiges Arbeiten
Ein Kontaktkonto wird dann relevant, wenn Ihr Gegenüber auch unabhängig von Ihnen auf den Arbeitsraum zugreifen soll.
- history_toggle_off Asynchrones Arbeiten: Ihr Kontakt kann sich jederzeit mit eigenen Zugangsdaten anmelden, um Ergebnisse nachzubereiten, Dokumente einzusehen oder Vorbereitungen für die nächste Sitzung zu treffen – selbst wenn Sie nicht online sind.
- psychology Selbstwirksamkeit stärken: Besonders im Coaching oder in der Beratung ermöglicht dies Klientinnen und Klienten, im eigenen Tempo weiterzuarbeiten.
- key Wann erforderlich? Sobald Gesprächspartner zeitversetzt einen geschützten, dauerhaften Zugriff auf eigene Ergebnisse im Tool benötigen.
# 3. Gruppen: Zugriffsrechte vorab & zentral festlegen
Gruppen sind das richtige Werkzeug, wenn Sie Berechtigungen nicht für jede Sitzung einzeln vergeben möchten.
- admin_panel_settings Zentrale Rechtevergabe: Sie legen einmalig fest, welche Personen (Lizenznehmende oder Kontakte) zu einer Gruppe gehören.
- auto_mode Automatische Freigabe: Alle Sitzungen, die innerhalb dieser Gruppe angelegt werden, sind für die Gruppenmitglieder automatisch entsprechend freigeschaltet.
- group_add Einfache Pflege: Verändert sich das Team, fügen Sie Personen der Gruppe hinzu oder entfernen diese. Die Zugriffsrechte passen sich in allen verknüpften Sitzungen sofort an.
- folder_shared Wann erforderlich? Wenn Sie mit festen Teams, wiederkehrenden Projektgruppen oder Ausbildungsklassen arbeiten.
# Empfohlenes Vorgehen in der Praxis
In der täglichen Arbeit hat sich ein schrittweiser Aufbau bewährt:
- Phase 1 (Kennenlernen): Nutzen Sie eine Ad-hoc-Sitzung für den ersten mühelosen Kontakt.
- Phase 2 (Vertiefung): Erstellen Sie ein Kontaktkonto, sobald zeitversetztes Arbeiten oder kontinuierlicher Zugriff gewünscht ist.
- Phase 3 (Strukturierung): Fügen Sie Kontakte zu einer Gruppe zusammen, sobald Sie mehrere Sitzungen oder Prozesse mit demselben Personenkreis verwalten.
Profi-Tipp
Halten Sie den administrativen Aufwand so gering wie möglich: Starten Sie stets mit einer Ad-hoc-Sitzung und wandeln Sie den Zugang erst dann in einen Kontakt um, wenn der Wunsch nach zeitversetzter Nutzung entsteht.