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# mail Einladen und persönliche E-Mail senden

Für verschiedene Arten der Benachrichtigung stehen flexible Möglichkeiten bereit, um Teilnehmende zur Sitzung einzuladen oder Nachrichten auszutauschen. Diese Funktionen befinden sich in der Teilnehmenden-Leiste am oberen linken Bildschirmrand.

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# Vergleich der Benachrichtigungsarten

Ein Klick auf menu öffnet das Menü mit drei unterschiedlichen E-Mail-Optionen:

Funktion Versand durch Zweck & Besonderheit
outgoing_mail Persönliche E-Mail Ihr Mail-Client Individueller Text, eigener Absender & Ordner „Gesendete Elemente“.
event_upcoming Einladen Portal-Server Erstmaliger Zugang inkl. automatischem Kalendereintrag (ICS).
add_alert Benachrichtigen Portal-Server Kurzer Hinweis / Impuls bei Zwischenständen oder Änderungen.

# 1. outgoing_mail Persönliche E-Mail senden

Die Funktion „Persönliche E-Mail senden“ öffnet Ihr gewohntes E-Mail-Programm (z. B. Outlook, Apple Mail, Thunderbird oder Webmail). Die Nachricht wird über Ihre persönliche Absenderadresse verschickt und erscheint in Ihrem Gesendet-Ordner.

# So gehen Sie vor

  1. Wählen Sie im Menü Persönliche E-Mail senden.
  2. Es öffnet sich automatisch ein Entwurf in Ihrem E-Mail-Programm.
  3. Der Sitzungslink und Grundinformationen sind bereits eingefügt. Ergänzen Sie Ihren Text und senden Sie die E-Mail ab.

Empfehlung für den Erstkontakt

Ein persönlicher Begleittext erhöht die Vertrauenswürdigkeit und sorgt dafür, dass Ihre Einladung seltener im Spam-Filter landet als automatisierte System-Mails.

# Auswahl des Mail-Clients im Dialog

Da Mail-Programme Empfängerlisten unterschiedlich verarbeiten, wählen Sie beim Auslösen der Funktion die passende Option:

  • Option „Outlook“: Speziell optimiert für das klassische Microsoft Outlook (Desktop-Anwendung, Trennung per Semikolon ;).
  • Option „Andere Apps“: Für Apple Mail, Thunderbird, Webmail-Dienste sowie neuere Outlook-Versionen (Trennung per Komma ,).

Wichtiger Hinweis

Wählen Sie stets die Option, die Ihrem tatsächlichen Programm entspricht, damit Empfänger und Betreff fehlerfrei übernommen werden.

# build Einrichtung & Hintergründe Ihres Mail-Clients

Beim Klick auf diese Funktion generiert die Anwendung einen MAILTO-Link (Testlink: E-Mail-Versand testen). Ihr Betriebssystem öffnet daraufhin die dort hinterlegte Standard-App.

Wählen Sie nachfolgend Ihre Umgebung aus, um die Schritt-für-Schritt-Anleitung aufzuklappen:

desktop_windows Variante A: Klassisches Desktop-Programm einrichten (Windows / macOS)

# Einrichtung unter Windows 11:

  1. Öffnen Sie das Windows-Startmenü > Einstellungen (Zahnrad-Symbol).
  2. Navigieren Sie zu Apps > Standard-Apps.
  3. Geben Sie im Suchfeld oben MAILTO ein.
  4. Klicken Sie auf das Protokoll MAILTO und wählen Sie Ihr E-Mail-Programm aus.

Abbildung: Standard-Apps Windows

# Einrichtung unter macOS:

  1. Öffnen Sie die Apple Mail-App.
  2. Wählen Sie in der Menüleiste Mail > Einstellungen... (Cmd + ,).
  3. Wählen Sie im Reiter Allgemein bei Standard-E-Mail-Programm Ihre gewünschte Anwendung aus.
language Variante B: Webmail nutzen (Microsoft 365 / Gmail)

Sie nutzen kein installiertes E-Mail-Programm, sondern Webmail im Browser?

# 1. Microsoft 365 / Outlook im Web (outlook.cloud.microsoft)

  1. Rufen Sie outlook.cloud.microsoft (opens new window) im Browser auf.

  2. Klicken Sie in der Adressleiste rechts (neben dem Stern) auf das Symbol Outlook (PWA) installieren.

    Abbildung: App-Installation und Service Handler in der Adressleiste

  3. Zuweisung in Windows: Öffnen Sie die Windows Standard-Apps, suchen Sie nach MAILTO und wählen Sie Outlook (PWA) aus.

# 2. Gmail / Google Workspace

  1. Öffnen Sie Gmail (opens new window) im Browser (Chrome, Edge, Brave).

  2. Klicken Sie in der Adressleiste rechts auf das Doppel-Rauten-Symbol (Protocol Handler).

  3. Bestätigen Sie die Abfrage „Öffnen aller E-Mail-Links durch mail.google.com zulassen?“ mit Zulassen.

    Abbildung: Service Handler Registrierung bei Gmail

Hinweis: Falls die Abfrage nicht erscheint, prüfen Sie in den Browser-Einstellungen unter Datenschutz & Sicherheit > Website-Einstellungen > Protokollhandler, ob Gmail blockiert ist.

help Fehlerbehebung: Wenn sich kein Fenster öffnet

Sollte nach dem Klick kein E-Mail-Entwurf erscheinen:

  1. Standard-App prüfen: Ist unter Windows/macOS für MAILTO ein Programm hinterlegt?
  2. Pop-up-Blocker: Erlauben Sie Pop-ups für unsere Anwendung im Browser.
  3. Neustart: Starten Sie den Browser nach der Einrichtung kurz neu.

# 2. event_upcoming Einladen per Standard-E-Mail

Die Standard-E-Mail ist eine automatisierte Einladung, die direkt über den Portal-Server versendet wird. Sie eignet sich perfekt für Erst-Einladungen inklusive Kalendereintrag.

Verfügbarkeit

Diese Funktion steht für Gruppen-Sitzungen zur Verfügung. Für Ad-hoc-Sitzungen ist dieser Versand nicht verfügbar. Weitere Informationen zu Sitzungsarten

# Ihre Vorteile

  • Automatischer Sitzungslink: Der Sitzungsname und Zugangslink werden direkt eingefügt.
  • Integrierter Kalendereintrag: Eine ICS-Datei wird automatisch angehängt. Empfänger können den Termin mit einem Klick in ihren Kalender übernehmen.
  • Persönlicher Bezug & Kopie: Sie werden namentlich als einladende Person genannt und erhalten selbst eine Kopie für Ihren Kalender.

# System-Details im Überblick

Element Details
Absender Systemadresse des Portals
Inhalt Standardisierter Einladungstext mit Sitzungslink
Anhang ICS-Kalenderdatei

Keine Textanpassung möglich

Im Gegensatz zur persönlichen E-Mail kann der Text der Standard-E-Mail nicht manuell angepasst werden.

# 3. add_alert Benachrichtigen per Standard-E-Mail

Mit der Funktion „Benachrichtigen“ senden Sie einen schnellen Impuls an alle Teilnehmenden – ideal für zeitversetztes (asynchrones) Arbeiten.

# So funktioniert es

  • Schnell-Versand: Ein Klick auf das Glockensymbol add_alert löst den Versand sofort aus.
  • Inhalt: Das Portal versendet eine kurze Benachrichtigung mit dem Sitzungslink und dem Hinweis auf Aktualisierungen.
  • Für alle verfügbar: Nicht nur die Moderation, sondern alle Teilnehmenden können diese Benachrichtigung auslösen.

Best Practice: „Kurzes Update“

Nutzen Sie diese Funktion nach der Bearbeitung von Inhalten (z. B. Vorbereitung eines Whiteboards), um die Gruppe kurz zu informieren: „Es gibt neue Inhalts-Updates in der Sitzung!“

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