Allgemeines zur Dokumentenbibliothek

Was ist die Dokumentenbibliothek?

Die in der Plattform integrierte Dokumentenbibliothek ermöglicht die gemeinsame Verwendung von Dokumenten und den sicheren Austausch von Dateien.

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• Was ist die Dokumentenbibliothek?
• Wie öffnen Sie die Dokumentenverwaltung?
• Oberste Verzeichnisebene
  • folder Ordner „Sitzungs-Dokumente“
  • folder Ordner „Gruppen-Dokumente“
  • folder Ordner „Meine Materialien“
  • folder Ordner „Bibliothek“

Ihre Vorteile

Die Dateien müssen so nicht per E-Mail ausgetauscht werden und stehen in einer stets verbindlich aktuellen Version für alle Gruppenmitglieder zur Verfügung. Zusätzlich können die Dokumente auch direkt in den Online-Sitzungen genutzt werden.

Wie öffnen Sie die Dokumentenverwaltung?

Sie können die Dokumentenverwaltung über verschiedene Wege aufrufen. Unabhängig vom gewählten Einstieg öffnet sich jeweils der zentrale Dialog zur Dokumentenverwaltung.

• Innerhalb einer Sitzung: Wenn Sie eine Sitzung betreten oder geöffnet haben, finden Sie den Zugriff direkt in verschiedenen Tools (z. B. zur Dokumentenauswahl im Tool Präsentation oder bei vielen Tools über die Optionen add_photo_alternate Eigenes Hintergrundbild bzw. category Eigenes Symbol).
• Unter „Meine Gruppen“: Über die Aktion snippet_folder Dokumente.
• Unter „Meine Sitzungen“: Über die Aktion snippet_folder Dokumente.

Abbildung: Dokumentenverwaltung

Oberste Verzeichnisebene

Die oberste Verzeichnisebene wird im Dokumenten-Dialog links im Baum angezeigt. Sie steuert die Sichtbarkeit und die Auswahlmöglichkeiten für die Unterordner:

folder Ordner „Sitzungs-Dokumente“

Das Unterverzeichnis enthält die Dateien, welche der jeweiligen Sitzung zugeordnet werden sollen.

• Zugriff: Nur in einer Sitzung zugreifbar.
• Inhalt: Sollte Dateien enthalten, die nur in dieser spezifischen Sitzung gebraucht werden.
• Hinweis: Dieses Verzeichnis ist über die Gruppen-Aktion „Dokumente“ nicht verfügbar.

folder Ordner „Gruppen-Dokumente“

Dieser Ordner enthält die Dateien, welche der Gruppe – sitzungsübergreifend – zur Verfügung gestellt werden sollen.

• Anwendungsbeispiele: Hier werden beispielsweise Projektziele, Projektphasen, vereinbarte Gruppenregeln, allgemeine Vorlagen usw. abgelegt.
• Zugriff: Stehen für alle Sitzungen dieser Gruppe zur Verfügung.

folder Ordner „Meine Materialien“

Dieses Unterverzeichnis beinhaltet die Dokumente des Gruppenverantwortlichen (also demjenigen, der diese Sitzung oder Gruppe angelegt hat).

• Zugriff: Nur sichtbar und auswählbar, wenn Sie sich in Ihrer eigenen Sitzung befinden. Teilnehmende erhalten Leserechte auf die Inhalte des Ordners, sobald sie einer Ihrer Gruppen zugeordnet werden.
• Anwendungsbeispiele: Eignet sich für allgemeine, nicht vertrauliche Dokumente (z. B. einer Firmen- oder Profildarstellung) und ermöglicht es, diese sehr einfach in eine eigene Sitzung einzustreuen.

folder Ordner „Bibliothek“

• Zugriff: Nur sichtbar und auswählbar, wenn eine eigene kundenspezifische Instanz (Custom Branding) mit dieser Option eingerichtet wurde.
• Nutzen: Die Lizenznehmenden können hier auf einen gemeinsamen Fundus an Materialien zugreifen. Dateien müssen somit nicht mehrfach erneut hochgeladen werden.